Umstellung von Gemeinschaftsmandanten zu gruppierten Einzelmandanten
Folgende Dokumentation beschreibt das Vorgehen bei der Umstellung von sogenannten Gemeinschaftsmandanten zu gruppierten Einzelmandanten:
Stand: 15.05.2025
Hintergrund und Zielsetzung
Ziel der Umstellung ist es, die technischen Voraussetzungen für einen größtmöglichen Automatisierungsgrad zu schaffen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist es, jeden Mandanten mit einer eindeutigen Kennung (= Personennummer) zu verknüpfen, die aus dem externen (Ihrem) Bankensystem stammt. Sofern für Ihr Haus bereits eine automatische Mandantenanlage durchgeführt wird, wurde ein (Groß-)Teil der Mandanten nach dieser Logik angelegt. Der Mandantenstamm soll mit der Umstellung vereinheitlicht werden.
Was sind Gemeinschaftsmandanten?
Mit Gemeinschaftsmandanten sind alle Mandanten gemeint, denen über die B2B-Schnittstelle Konten/Depots mit mindestens zwei unterschiedlichen Personennummern zugeordnet wurden. Den häufigsten Fall stellen Eheleute mit drei unterschiedlichen Personennummern dar (zwei Einzel- und ein Gemeinschaftsstamm). In der Anfangszeit war das die einzige Möglichkeit, um eine solche Einheit in wealthpilot abzubilden.
Was sind gruppierte Einzelmandanten?
Seit Einführung des Gruppen-Features können Einheiten auch über Gruppen abgebildet werden: Dabei handelt es sich um Zusammenschlüsse von zwei oder mehr Einzelmandanten, die jeweils nur eine einzige Personennummer und die zugehörigen Konten/Depots zugeordnet haben. Diese Konten/Depots (sowie alle weiteren Vermögenswerte) können zwischen den Gruppenmitgliedern beliebig geteilt werden.
Was sind die Vorteile einer Umstellung?
Der größte Vorteil besteht darin, dass nur Einzelmandanten von zukünftigen Automatisierungen profitieren werden, insbesondere die automatische tägliche Kontenzuordnung auf Basis der Personennummer. Dabei wird automatisch der korrekte Eigentümer hinterlegt (bei Gemeinschaftsmandanten wird unabhängig von der Personennummer des Kontos immer der Name des Mandanten-Zugangs als Eigentümer übernommen).
Darüber hinaus kann jeder Mandant aus der Gruppe einen eigenen Zugang zu wealthpilot erhalten, auch das Auflösen einer Einheit/Gruppe (z.B. nach Scheidung) ist möglich.
Gibt es auch Nachteile?
Ein möglicher Nachteil besteht darin, dass im Status quo noch keine Vollmachten automatisch verarbeitet werden und diese teilweise nicht für alle Konten geliefert werden können. Das hat zur Folge, dass z.B. im klassischen Fall von Eheleuten einer von beiden ein auf den Einzelstamm neu eröffnetes Konto automatisch zugeordnet bekommt. Eine etwaige Vollmacht des anderen Ehepartners wird jedoch (noch) nicht berücksichtigt, sodass an dieser Stelle weiterhin ein manuelles Eingreifen erforderlich sein kann. Um diesen Schritt zu erleichtern, wurde für Berater und Assistenzen die Möglichkeit geschaffen, an zentraler Stelle auf Gruppenebene die Sichtbarkeit der Konten/Depots einzustellen → Gruppen: Vermögenswerte teilen → Variante I) Zentral auf Gruppen-Ebene.
Wie und durch wen erfolgt die Umstellung?
Die Umstellung erfolgt durch wealthpilot und erfordert keine Mitwirkung auf Kundenseite. Nur in Einzelfällen kann eine Rücksprache erforderlich sein, wenn die Konten zu einer Personennummer mehr als einem Mandanten zugeordnet wurden und es zu entscheiden gilt, welcher davon fortgeführt werden soll.
Nachfolgend werden dennoch alle Schritte schematisch anhand eines fiktiven Beispiels beschrieben, um Ihnen den Ablauf möglichst transparent zu veranschaulichen.
1) Gemeinschaftsmandanten identifizieren
Wie weiter oben bereits beschrieben, werden zuerst Gemeinschaftsmandanten identifiziert, indem über einen Abgleich mit der bestehenden Kontenzuordnung alle Mandanten ermittelt werden, denen über die B2B-Schnittstelle Konten/Depots mit mindestens zwei unterschiedlichen Personennummern zugeordnet wurden:
2) Einzelmandanten neu anlegen und gruppieren
Eine der ermittelten Personennummern wird bei dem Gemeinschaftsmandanten fest im System hinterlegt. Für die übrigen Personennummern werden neue Mandanten angelegt und anschließend alle einer gemeinsamen Gruppe zugeordnet:
3) Momentaufnahme exportieren
Danach wird eine Momentaufnahme der Eigentümerstruktur aller Vermögenswerte des Gemeinschaftsmandanten exportiert, d.h. die sogenannten Eigentümer-Label (wem gehört der Vermögenswert) und die zugehörigen Eigentumsanteile (wie viel vom Vermögenswert). Darüber wird gewährleistet, dass nach der Umstellung dieselbe Eigentümerstruktur besteht wie im Status quo - mit dem einzigen Unterschied, dass (teilweise) Eigentümer-Label mit neu erstellten Einzelmandanten verknüpft werden:
4) Kontenzuordnung ändern
Die Konten/Depots werden anschließend automatisch auf Basis der Personennummer den neu angelegten Mandanten zugeordnet:
5) Eigentumsverhältnisse auf Gruppe übertragen
Anschließend werden die in Schritt 3) ermittelten Eigentümerverhältnisse auf die neue Gruppe übertragen, sodass sich für den ehemaligen Gemeinschaftsmandanten dasselbe Bild ergibt wie vor der Umstellung:
6) Ausblick auf zukünftige Verarbeitung von Vollmachten
Ziel ist es, zukünftig Vollmachten direkt aus dem Bankensystem zu beziehen und die Eigentümerstruktur anhand dieser Daten darzustellen:
Wie wirkt sich die Umstellung auf Mandanten mit aktivem Zugang aus?
Die meisten Mandanten mit aktivem Zugang werden nach der Umstellung keine Veränderungen bemerken. Falls die Eigentümerstruktur in der Vergangenheit nicht händisch gepflegt wurde, wird sich durch die Umstellung ein klareres Bild ergeben und der Schiebe-Regler "Mein Vermögen / Alle Vermögenswerte" erstmals eine Veränderung bewirken.
Zudem kann sich der Eigentümer eines Kontos/Depots ändern, in dem bestehenden aktiven Zugang erscheint dazu ein Hinweis. Wenn sich etwa im obigen Beispiel der frühere Gemeinschaftsmandant "Max & Maria Müller" (ab3659) einloggt, sieht er nach der Umstellung beim Konto 13294 den Hinweis: "Verwaltet durch Maria Müller".